El trabajo no planificado estresa a los equipos de desarrollo. Más del 70% del personal tecnológico se ve afectado negativamente por el trabajo no planificado. Esto puede traducirse en un aumento del estrés y la ansiedad, una reducción del equilibrio entre la vida laboral y personal y menos tiempo para centrarse en el trabajo importante. El empuje continuo del desarrollo de software ha creado un desbordamiento de trabajo inesperado que aterriza en la bandeja de entrada de los equipos de desarrollo de prácticamente todos los sectores. Un director de tecnología puede sentir la presión de cumplir unas expectativas cada vez mayores, mientras que el vicepresidente asume la carga de gestionar las capacidades de carga de trabajo completas, todo ello manteniendo el talento para hacer el trabajo. Aunque el trabajo inesperado o no planificado a veces se incorpora a calendarios de equipos ágilesPero, ¿cómo identificar un ciclo perpetuo que, en última instancia, podría hacer retroceder la productividad de su equipo? He aquí algunos indicios de que puede haber un problema mayor:
Cuando todo es prioritario, nada puede serlo realmente. Mientras surgen crisis ocasionales, es posible que el equipo no tenga capacidad para asumir más trabajo. No ser capaz de prever tu calendario porque estás constantemente apagando fuegos no permite a tu equipo trabajar en los proyectos planificados que impulsan los ingresos y que forman parte del panorama general.
La deuda técnica es un concepto del desarrollo de software que representa el coste de la repetición de tareas adicionales como consecuencia de elegir una solución rápida y fácil a un problema en lugar de una solución mejor que habría llevado más tiempo. El trabajo no planificado es uno de los mayores efectos secundarios de la deuda técnica. Tomar atajos puede generar deuda técnica y, al igual que la deuda normal, puede ser difícil deshacerse de ella una vez acumulada.
Cuando los miembros del equipo no disponen de tiempo suficiente para crear soluciones, recurren a parches para pasar el día a día. Tener que reaccionar constantemente a los problemas de hoy no permite prepararse para el futuro y afecta a la capacidad del equipo para gestionar el trabajo imprevisto. En lugar de perder el tiempo arreglando una solución improvisada, lo mejor sería centrarse en la calidad del trabajo en casa.
El trabajo no planificado puede afectar no sólo a los miembros de su equipo. Cuando la productividad de otros equipos se ve afectada por la incapacidad de tu equipo para cumplir los plazos, tu equipo se convierte en un lastre para toda la empresa.
Cuando sus clientes están descontentos, hay un gran problema entre manos. Si tu equipo no está preparado para cualquier cantidad de trabajo imprevisto, es probable que se retrase en otras áreas, lo que puede traducirse en clientes descontentos y pérdida de ingresos.
Por último, mientras que alguien puede hacer cambios en su carrera por diversas razones, los miembros del equipo que están abrumados pueden empezar a buscar nuevas oportunidades con el equilibrio deseado entre trabajo y vida privada. El rápido ciclo de rotación no sólo afecta a su capacidad para asumir más trabajo, sino que también crea una cultura de desequilibrio y frustración. Esto puede sumarse a la creciente cantidad de trabajo no planificado si un miembro del equipo decide marcharse a mitad del trabajo, lo que hace perder tiempo a otros miembros del equipo que tienen que ocuparse del nuevo trabajo que no se les había asignado inicialmente.
¿Cómo puede combatir el círculo vicioso de que sus equipos asuman más trabajo del inicialmente previsto? Creando un plan para que este tipo de problemas se deleguen, automaticen y analicen con el fin de optimizar el rendimiento futuro del equipo para aliviar el estrés de enfrentarse a proyectos inesperados. He aquí algunos pasos a seguir para una planificación de sprints satisfactoria:
Si un miembro del equipo no tiene capacidad para asumir el proyecto, ¿puede identificar a otra persona que pueda hacerse cargo del proyecto? También podría identificar a un proveedor asociado que pueda ayudarle a completar el proyecto. Pregúntese si esta persona necesita encontrar todo un equipo externo que se haga cargo del proyecto, o si es necesario aumentar su equipo para crear la capacidad necesaria.
Utiliza herramientas de gestión de proyectos para crear un desglose de tareas de lo que hay que hacer para completar el proyecto. Utilice estas herramientas para determinar si hay algún trabajo que pueda trasladarse al siguiente sprint. Las herramientas de gestión de proyectos reducirán la incertidumbre al mostrar claramente los propietarios del proyecto, los plazos y esbozar claramente cuál puede ser el objetivo del sprint. Al analizar el trabajo, es importante pensar en el aspecto de la comunicación. ¿Cómo comunica a su equipo el impacto del trabajo no planificado o la ejecución del trabajo planificado? ¿Utilizas herramientas de gestión de proyectos para crear claridad y responsabilidad? Es fundamental crear canales de comunicación abierta sobre los cambios. Las reuniones semanales para debatir los cambios, evaluar el progreso y discutir los nuevos hallazgos ayudan a mantener a todo el mundo alineado con los objetivos del sprint. Encuentra un canal de comunicación que se adapte a tu equipo y comunícalo tan a menudo como puedas.
Asegúrate de que tus jefes de proyecto y jefes de equipo disponen de todas las herramientas y la información que necesitan para hacer su trabajo. Una vez creado el flujo de trabajo del proyecto, ¿tienen un presupuesto y un calendario concretos para cumplir sus expectativas? ¿Hay otras partes interesadas que deban tenerse en cuenta al tomar decisiones sobre el proyecto?
Además, el equipo debe dedicar cierto esfuerzo al trabajo preventivo, como reducir la complejidad del código, reducir los tiempos de compilación, refactorizar, crear documentación adecuada o cualquier otra tarea que pueda ayudar a mejorar la calidad del código y, a su vez, cambiar las prioridades del equipo de desarrollo.
Una vez que su equipo haya completado un proyecto, invierta tiempo en revisar el proceso y cómo se tomaron las soluciones. ¿Es capaz de identificar ciertas tareas dentro del ámbito del proyecto que podrían automatizarse? Ya sea contratando a un proveedor externo para automatizar el proceso o capacitando a los miembros del equipo para que creen ellos mismos estos nuevos procesos, el retorno de la inversión puede ser crucial para el éxito y el futuro de sus equipos. Con estos ajustes, puede minimizar las consecuencias negativas de la deuda técnica y ayudar a preparar a su equipo de desarrollo para el trabajo no planificado. La próxima vez que tengas que hacer frente a un trabajo no planificado que surge en mitad de un proyecto, recuerda que la delegación, el análisis, la prevención y la automatización pueden tener un impacto positivo en el rendimiento del equipo y reducir el estrés relacionado con el trabajo inesperado.
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