O trabalho não planejado causa estresse nas equipes de desenvolvimento. Mais de 70% da equipe de tecnologia sofrem o impacto negativo do trabalho não planejado. Isso pode parecer um aumento do estresse e da ansiedade, redução do equilíbrio entre vida pessoal e profissional e menos tempo para se concentrar em trabalhos importantes. O impulso contínuo para o desenvolvimento de software criou um excesso de trabalho inesperado que chega à caixa de entrada das equipes de desenvolvimento em praticamente todos os setores. Um diretor de tecnologia pode sentir a pressão de atender a expectativas cada vez maiores, enquanto o vice-presidente assume o ônus de gerenciar a capacidade total de carga de trabalho, tudo isso mantendo o talento para fazer o trabalho. Embora o trabalho inesperado ou não planejado às vezes esteja incluído no cronogramas de equipes ágeisMas como identificar um ciclo perpétuo que pode acabar prejudicando a produtividade da sua equipe? Aqui estão alguns sinais de que pode haver um problema maior:
Quando tudo é prioritário, nada pode ser realmente prioritário. Embora surja uma crise ocasional, sua equipe pode não ter a capacidade de assumir mais trabalho. Não ser capaz de prever sua programação porque está constantemente apagando incêndios não permite que sua equipe trabalhe nos projetos planejados de geração de receita que fazem parte do quadro geral.
O débito técnico é um conceito no desenvolvimento de software que representa o custo de retrabalho adicional como consequência da escolha de uma solução rápida e fácil para um problema em vez de uma solução melhor que levaria mais tempo. O trabalho não planejado é um dos maiores efeitos colaterais do débito técnico. Tomar atalhos pode incorrer em dívida técnica e, assim como a dívida normal, pode ser difícil livrar-se dela depois de acumulada.
Quando os membros da equipe não conseguem ter tempo suficiente para criar soluções, eles usam remendos para lidar com o dia a dia. Ter que reagir constantemente aos problemas de hoje não permite que você se prepare para o futuro e afeta a capacidade da sua equipe de lidar com trabalhos não planejados. Em vez de perder tempo para consertar uma solução improvisada, a melhor abordagem seria se concentrar na qualidade do trabalho em casa.
O trabalho não planejado pode afetar mais do que apenas os membros da sua equipe. Quando a produtividade de outras equipes é afetada pela incapacidade da sua equipe de cumprir prazos, ela se torna uma responsabilidade para toda a empresa.
Quando seus clientes estão insatisfeitos, há um grande problema em mãos. Se a sua equipe não estiver preparada para qualquer quantidade de trabalho não planejado, ela provavelmente ficará para trás em outras áreas, o que pode resultar em clientes insatisfeitos e perda de receita.
Por fim, embora alguém possa fazer mudanças em sua carreira por vários motivos, os membros da equipe que estão sobrecarregados podem começar a procurar novas oportunidades com o equilíbrio desejado entre vida pessoal e profissional. O rápido ciclo de rotatividade não só afeta sua capacidade de assumir mais trabalho, mas também cria uma cultura de desequilíbrio e frustração. Isso pode aumentar a quantidade crescente de trabalho não planejado se um membro da equipe decidir sair no meio do processo, fazendo com que os outros membros da equipe percam tempo lidando com o novo trabalho que não foi inicialmente atribuído a eles.
Como combater o ciclo vicioso de suas equipes assumirem mais trabalho do que o previsto originalmente? Criando um plano para que esses tipos de problemas sejam delegados, automatizados e analisados para otimizar o desempenho futuro da equipe e aliviar o estresse de lidar com projetos inesperados. Aqui estão algumas etapas a serem seguidas para um planejamento de sprint bem-sucedido:
Se um membro da equipe não tiver a capacidade de assumir o projeto, você pode identificar outra pessoa que possa assumir a responsabilidade pelo projeto? Você também pode identificar um parceiro fornecedor que possa ajudar a concluir o projeto. Pergunte a si mesmo se essa pessoa precisa encontrar uma equipe externa inteira para assumir o projeto ou se a sua equipe precisa ser aumentada para criar a capacidade necessária.
Use ferramentas de gerenciamento de projetos para criar um detalhamento de tarefas do que precisa ser feito para concluir o projeto. Use essas ferramentas para determinar se há algum trabalho que possa ser transferido para o próximo sprint. As ferramentas de gerenciamento de projetos reduzirão a incerteza exibindo claramente os proprietários do projeto, os prazos e definindo claramente qualquer que seja a meta do sprint. Ao analisar o trabalho, é importante pensar no aspecto da comunicação. Como você comunica à sua equipe o impacto do trabalho não planejado ou a execução do trabalho planejado? Você está usando ferramentas de gerenciamento de projetos para criar clareza e responsabilidade? É fundamental criar canais de comunicação aberta sobre as mudanças. Reuniões semanais para discutir as mudanças, avaliar o progresso e discutir novas descobertas ajudam a manter todos alinhados com as metas do sprint. Encontre um canal de comunicação adequado à sua equipe e comunique-se com a maior frequência possível.
Certifique-se de que seus gerentes de projeto e líderes de equipe tenham todas as ferramentas e informações necessárias para realizar o trabalho. Depois de criar um fluxo de trabalho do projeto, eles têm um orçamento e um cronograma concretos para atender às suas expectativas? Há outras partes interessadas que precisam ser consideradas ao tomar decisões sobre o projeto?
Além disso, uma certa quantidade de esforço da equipe deve ser destinada ao trabalho preventivo, como redução da complexidade do código, redução dos tempos de compilação, refatoração, criação de documentação adequada ou qualquer outra tarefa que possa ajudar a melhorar a qualidade do código e, por sua vez, mudar as prioridades da equipe de desenvolvimento.
Depois que sua equipe tiver concluído um projeto, invista tempo na revisão do processo e em como as soluções foram criadas. Você é capaz de identificar determinadas tarefas dentro do escopo do projeto que poderiam ser automatizadas? Seja contratando um fornecedor externo para automatizar o processo ou capacitando os membros da equipe para que eles mesmos criem esses novos processos, o retorno sobre o investimento pode ser crucial para o sucesso e o futuro de suas equipes. Com esses ajustes, você pode minimizar as consequências negativas do débito técnico e ajudar a preparar a sua equipe de desenvolvimento para o trabalho não planejado. Na próxima vez em que estiver lidando com trabalho não planejado surgindo no meio do processo, lembre-se de que a delegação, a análise, a prevenção e a automação podem afetar positivamente o desempenho da equipe e reduzir o estresse relacionado ao trabalho inesperado.
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